Conditions d'utilisation

Les présentes forment un contrat entre PoliPost Canada Inc. (« nous », exploitée depuis la Colombie-Britannique) et l'organisation qui ouvre un compte (« vous »). Le service s'adresse aux associations, organismes de bienfaisance, syndicats, organismes sans but lucratif et cabinets de relations gouvernementales, vous confirmez l'utiliser à des fins organisationnelles, avec le pouvoir d'engager votre organisation. Les sympathisant(e)s qui écrivent une lettre ne sont pas des client(e)s ; la courte section 14 leur est destinée.

PoliPost Canada est une plateforme tout-en-un de mobilisation et de relations gouvernementales. Elle vous aide à surveiller le paysage législatif (projets de loi, comités de la Chambre, consultations, Gazette du Canada, Hansard, décrets et actualités gouvernementales, avec alertes, breffages et résumés générés par IA), à mobiliser vos sympathisant(e)s (lettres personnalisées assistées par IA, campagnes de lettres types, pétitions, votes et sondages certifiés de membres), à gérer vos relations et vos dossiers de conformité au lobbyisme, et à mesurer votre impact grâce aux analyses par circonscription et à des rapports. Nous fournissons les outils ; les campagnes, leur contenu et leurs conséquences vous appartiennent. La plateforme évolue : nous pouvons ajouter, modifier, suspendre ou retirer des fonctions en tout temps. Si un changement retire de façon importante une fonction essentielle de votre forfait payant, nous vous donnerons un préavis raisonnable et vous pourrez annuler selon la section 8.

Protégez vos identifiants, gardez vos renseignements exacts et limitez l'accès aux personnes autorisées. Vous répondez de tout ce qui se fait sous votre compte, y compris pour les organisations clientes gérées en mode agence. Toute personne qui utilise PoliPost, pour ouvrir ou gérer un compte, ou pour écrire une lettre via une campagne, doit être majeure, soit âgée d'au moins 18 ans.

Chaque lettre doit être une voix authentique : composée autour des mots d'une personne réelle, approuvée par elle et envoyée en son nom avec un consentement journalisé. Interdits : inventer des sympathisant(e)s ou des identités, envoyer sans approbation, usurper une identité, harceler, ou tout usage illégal, trompeur ou haineux. Nous exploitons l'infrastructure d'envoi conformément à la loi applicable, dont la LCAP (anti-pourriel) ; vous demeurez responsable de votre propre démarche, son contenu, vos listes de destinataires et les consentements qui les sous-tendent, quant à la conformité à la LCAP et aux règles d'enregistrement des lobbyistes qui vous visent.

Partout sur la plateforme, rédaction des lettres, suivis législatifs, veille des actualités et correspondance par sujet, breffages, résumés et aide à la divulgation, nous utilisons l'intelligence artificielle et des données externes. Le résultat de l'IA n'est qu'une suggestion ou une aide tant qu'une personne ne l'a pas révisé ; nous ne garantissons ni son exactitude, ni son exhaustivité, ni sa rapidité, ni aucun résultat politique, législatif ou de conformité, et ce n'est pas un avis juridique. Votre utilisation des fonctions de suivi et d'IA est aussi régie par la section 12. Vérifiez toute obligation auprès du registre compétent ou d'un(e) conseiller(-ère). Le traitement par IA passe par des fournisseurs canadiens d'IA, Augure AI et Spur Compute, tous deux exploités au Canada, l'un comme moteur principal et l'autre comme moteur de relève, utilisé uniquement lorsque le moteur principal est indisponible ; la liste de sous-traitants indique leurs rôles en vigueur. L'Entente de traitement des données (ETD) le décrit en détail. Exception divulguée : des passages publics ou le texte de recherche saisi peuvent aller à OpenRouter (É.-U.) uniquement pour produire des représentations numériques, sans profil de compte ni dossier CRM/sympathisant(e) (ETD, sections 4 et 9).

Les forfaits principaux et options payantes peuvent être offerts selon un cycle mensuel ou annuel. Chaque souscription est facturée d'avance pour le cycle choisi et se renouvelle automatiquement pour le même cycle jusqu'à ce que vous en programmiez la résiliation. Une option peut constituer une souscription distincte du forfait principal. Le montant, le cycle et les taxes applicables affichés au paiement régissent cet achat ; vos factures consignent le montant réellement débité. Les crédits de lettres inclus dans un forfait mensuel valent pour ce mois et ne se reportent pas ; l'échéancier de crédits affiché pour un forfait annuel s'applique aux souscriptions annuelles. Les crédits achetés en supplément demeurent jusqu'à utilisation. Les prix s'entendent hors taxes applicables. Toute hausse de prix est annoncée au moins 30 jours d'avance et s'applique à un renouvellement ultérieur.

Les frais déjà payés pour les forfaits, options et achats de crédits sont non remboursables, et les crédits inutilisés n'ont aucune valeur en argent, sauf si les présentes prévoient expressément le contraire ou si la loi applicable exige un remboursement ou un autre recours. Les crédits des lettres refusées en mode approbation reviennent automatiquement à votre solde : c'est un ajustement, pas un remboursement. Rien aux présentes n'écarte les droits impératifs que vous confère la législation sur la protection du consommateur (dont la Loi sur la protection du consommateur du Québec) lorsqu'elle s'applique.

Vous pouvez programmer, depuis Facturation, la résiliation de votre forfait principal ou d'une option payante. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle ou annuelle déjà payée pour cette souscription : l'accès correspondant reste actif jusqu'à cette date et la souscription ne se renouvelle pas pour une période ultérieure. Lorsque Facturation offre une commande de reprise, vous pouvez retirer la résiliation programmée avant sa prise d'effet. Résilier une option ne résilie pas en soi le forfait principal. Les montants déjà engagés ou impayés demeurent exigibles. Après la fin du forfait principal, vos données restent exportables pendant 30 jours ; passé ce délai, nous pouvons les supprimer (les renseignements personnels des sympathisant(e)s suivent les règles de conservation de l'ETD, voir l'ETD, section 12). Il vous incombe d'exporter ce dont vous avez besoin avant l'échéance, conservez vos propres copies de tout ce que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre. Nous pouvons suspendre ou résilier un compte qui contrevient à la section 4, crée un risque juridique ou ne paie pas, avec préavis lorsque possible. Si un compte menace la sécurité ou l'intégrité de la plateforme, nuit à la livraison du courrier ou des courriels des autres client(e)s, ou semble compromis, nous pouvons le suspendre immédiatement, sans préavis ; nous vous en informerons dès que raisonnablement possible.

La plateforme, son design et son logiciel nous appartiennent. Votre contenu de campagne et les lettres de vos sympathisant(e)s ne sont pas à nous, vous ne nous accordez que la licence nécessaire à l'exploitation du service (héberger, traiter, transmettre, sauvegarder). Les commentaires et suggestions que vous nous envoyez peuvent servir à améliorer le produit.

Notre Politique de confidentialité, notre Politique relative aux témoins et notre Entente de traitement des données (ETD) font partie des présentes ; l'ETD précise comment nous traitons les renseignements personnels en votre nom et, pour les questions de vie privée, prévaut sur les présentes en cas de conflit. Pour les renseignements personnels que vous exportez ou utilisez hors plateforme, votre organisation est responsable de façon autonome.

Nous soignons la fiabilité, mais le service est fourni sans autres garanties que celles que la loi rend impératives. La livraison dépend de tiers, réseaux postaux, partenaires d'impression et d'écriture, infrastructure courriel et bureaux des élu(e)s, que nous ne contrôlons pas. Les fonctions désignées bêta, aperçu ou pilote, et tout ce que vous utilisez pendant un essai gratuit, sont offerts à des fins d'évaluation : ils sont fournis « tels quels », peuvent changer ou être retirés sans préavis, et nous pouvons mettre fin à un essai, le prolonger ou le modifier en tout temps.

Plusieurs fonctions, dont le suivi des projets de loi, des consultations, des comités et du Hansard, les moniteurs de la Gazette du Canada et des décrets (OIC), la veille des actualités gouvernementales, et chaque alerte, breffage, résumé, correspondance par sujet et aide à la divulgation générés par IA, reposent sur (a) des systèmes d'intelligence artificielle probabilistes et intrinsèquement faillibles, susceptibles de produire des résultats incomplets, tardifs, manquants, erronés ou inventés, et (b) des sources, réseaux et fournisseurs de données de tiers et gouvernementaux que nous n'exploitons ni ne contrôlons, qui peuvent en tout temps changer, retarder, limiter, retenir, cesser ou comporter des erreurs.

Ces fonctions sont fournies « telles quelles » et « selon leur disponibilité », sans garantie d'exactitude, d'exhaustivité ou de rapidité. Vous les utilisez à vos propres risques, et notre responsabilité à leur égard est régie par la section 13. Il vous incombe à vous seul de vérifier toute information de façon indépendante avant de vous y fier ou d'agir ; ces outils sont des aides, non un système officiel de référence, et ne constituent pas un avis juridique, de conformité, financier ou professionnel.

Rien dans la présente section ne limite une responsabilité que la loi ne permet pas de limiter (par exemple la faute intentionnelle ou lourde au Québec) ni n'écarte les droits du consommateur ou autres droits auxquels il est impossible de renoncer.

Dans la mesure permise par la loi : aucune responsabilité pour les pertes indirectes, consécutives ou spéciales, pertes de profits ou de données ; et notre responsabilité totale, toutes réclamations confondues sur 12 mois, est plafonnée aux frais que vous nous avez payés durant cette période ou à 100 $ CAD, selon le plus élevé des deux montants (le plafond n'est donc jamais nul, même pendant l'essai gratuit). Ce plafond ne limite que notre responsabilité : il ne réduit ni les frais que vous nous devez, ni l'indemnisation prévue à la section 15, ni votre responsabilité en cas de violation de la section 4. Ces limites, et la renonciation de la section 12, ne s'appliquent pas là où la loi l'interdit (p. ex. faute intentionnelle ou lourde au Québec).

Si vous écrivez une lettre via une campagne : c'est gratuit, les mots sont les vôtres, et rien ne part avant que vous cochiez une case pour confirmer qu'elle est la vôtre. Vos coordonnées servent à livrer la lettre et votre copie et sont chiffrées au repos ; le lien de votre courriel de copie vous permet de consulter les lettres au dossier. Une lettre envoyée est conservée comme dossier d'une correspondance déjà livrée en votre nom, et nous ne la modifions pas, sans pour autant écarter vos droits en matière de vie privée : en vertu de lois comme la LPRPDE et la Loi 25 du Québec, vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, ou leur dépersonnalisation ou suppression, ce que nous faisons automatiquement à la fin de la période de conservation et plus tôt sur demande (voir la Politique de confidentialité et l'ETD). L'organisation qui mène la campagne choisit son contenu ; nous fournissons la plume.

Vous devez être âgé(e) d'au moins 18 ans pour écrire une lettre via une campagne. Signalement automatisé du contenu (IA) : avant qu'une lettre terminée soit livrée, un système automatisé (IA) l'examine et peut la signaler pour révision manuelle s'il perçoit un message malveillant, violent, haineux ou par ailleurs inapproprié. Un signalement n'entraîne pas un rejet automatique, c'est l'organisation cliente de PoliPost qui a créé la campagne, et non l'IA, qui décide en dernier ressort d'accepter ou de refuser une lettre signalée, et une personne prend toujours cette décision finale.

Vous nous défendrez et indemniserez contre les réclamations de tiers découlant de vos campagnes, de votre contenu ou de votre violation des présentes, clause entre entreprises, inapplicable aux sympathisant(e)s. En pratique : nous vous avisons promptement de toute réclamation (un retard ne réduit votre obligation que dans la mesure où il a réellement nui à la défense) ; vous menez la défense avec des avocat(e)s que nous n'avons pas de motif raisonnable de refuser ; nous pouvons y participer avec nos propres avocat(e)s, à nos frais ; et vous ne réglez rien qui reconnaisse une faute de notre part ou nous impose des obligations sans notre consentement écrit. Nous collaborons raisonnablement, à vos frais. Si vous ne prenez pas la défense en charge promptement, nous pouvons nous défendre, et régler raisonnablement, à vos frais.

Les présentes sont régies par les lois de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève exclusivement des tribunaux de la Colombie-Britannique, siégeant à Vancouver, et vous reconnaissez la compétence de ces tribunaux, sous réserve des règles impératives vous offrant un autre for (notamment certaines règles québécoises de consommation).

Nous pouvons mettre à jour les présentes ; tout changement important est annoncé par courriel au contact de votre compte au moins 15 jours d'avance, pour toute hausse de prix, c'est le préavis de 30 jours prévu à la section 6 qui s'applique. Continuer d'utiliser le service après la date d'effet vaut acceptation ; sinon, annulez selon la section 8. Si la législation sur la protection du consommateur vous accorde des droits plus étendus en cas de modification, par exemple, la Loi sur la protection du consommateur du Québec exige un préavis écrit d'au moins 30 jours énonçant la modification et, dans certains cas, le droit de la refuser et de résilier le contrat sans frais ni pénalité, nous respectons ces règles lorsqu'elles s'appliquent à vous.

La nullité d'une clause n'affecte pas les autres. Cession interdite sans notre consentement ; nous pouvons céder lors d'une vente ou réorganisation. Les présentes et les politiques citées constituent l'entente complète. Une version anglaise est fournie. Sauf disposition impérative contraire, la version anglaise prévaut en cas de divergence ; pour les utilisateurs du Québec, et partout où la Charte de la langue française ou une autre loi impérative l'exige, la version française prévaut.

Les parties ont exigé que la présente convention et les documents qui s'y rattachent soient rédigés en français ; au Québec, la version française fait foi dans la mesure requise par la loi. Questions : privacy@polipost.ca.

Les avis juridiques à PoliPost doivent être envoyés par courriel à privacy@polipost.ca avec l'objet « AVIS JURIDIQUE » (nous pouvons désigner une autre adresse sur préavis). Les avis juridiques qui vous sont destinés sont envoyés au courriel de contact principal de votre compte. Un avis est réputé reçu le jour ouvrable suivant son envoi, sauf si l'expéditeur reçoit un avis d'échec de livraison ; chaque partie peut aussi donner un avis par écrit à l'adresse d'affaires courante de l'autre. Gardez votre contact à jour.

Force majeure : aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'un manquement causé par des événements indépendants de sa volonté raisonnable (pannes, défaillances de réseau ou de transporteur postal, interruptions de services de tiers ou gouvernementaux, conflits de travail, événements naturels).

Absence de renonciation : notre défaut d'appliquer une clause n'en constitue pas une renonciation.

Survie : les clauses sur la propriété intellectuelle, l'absence de remboursement, les exclusions, les limites de responsabilité, l'indemnisation, le droit applicable et les présentes dispositions générales survivent à la résiliation.

Aucun tiers bénéficiaire : personne hors du présent contrat n'y acquiert de droits, sauf les sympathisant(e)s comme le prévoit expressément la section 14.

Relation : les parties sont des entrepreneurs indépendants ; rien ne crée de mandat, de société de personnes ou de coentreprise.

Interprétation : les mots d'un genre incluent tous les genres ; le singulier inclut le pluriel et inversement ; « y compris » et « comme » signifient « y compris sans s'y limiter » ; les titres ne servent qu'à la commodité ; un renvoi à une loi vise ses règlements et toute modification ou tout remplacement.

Nous ne vous identifierons pas comme client(e), n'utiliserons pas votre nom ou logo et ne décrirons pas vos campagnes publiquement sans d'abord vous le demander et obtenir votre consentement. Vous pouvez refuser, ou retirer plus tard votre consentement pour les usages futurs, en écrivant à privacy@polipost.ca, et nous cesserons l'usage visé dans un délai raisonnable.