Pour les bureaux d’élu(e)s
Un guide pour comprendre les lettres PoliPost reçues par votre bureau.
PoliPost aide les organismes à mener des campagnes de lettres pour permettre aux gens de communiquer avec leurs élus sur les enjeux qui leur tiennent à cœur. Voici comment comprendre une lettre, consulter les vérifications effectuées et répondre à la personne.
De la campagne à votre bureau
Une personne participe à une campagne
Un organisme crée une campagne sur un enjeu. Une personne fournit ses coordonnées et son adresse pour aider à trouver l’élu et la circonscription concernés.
Elle prépare et approuve une lettre
Selon la campagne, la lettre peut partir d’un modèle ou d’un brouillon préparé avec l’aide de l’IA à partir des arguments de la campagne. La personne peut relire et modifier le texte avant de l’approuver. Son consentement est horodaté.
Le texte approuvé est protégé
PoliPost enregistre une empreinte numérique du contenu approuvé et la vérifie avant l’envoi. L’organisme peut examiner une lettre lorsque la modération est activée, mais ne peut pas réécrire le texte approuvé pour l’envoyer.
La lettre est acheminée à votre bureau
Selon la campagne, l’envoi peut se faire par courriel, par lettre imprimée, par lettre écrite au stylo ou par PDF que la personne imprime et poste. Pour répondre, utilisez les coordonnées de la personne indiquées dans la lettre.
Qu’est-ce qui a réellement été vérifié?
La vérification varie d’une lettre à l’autre. Consultez la note sur la lettre et son lien de vérification, s’il est présent, pour connaître les contrôles consignés. Un résultat de vérification ne confirme pas l’exactitude des arguments ou des affirmations de la lettre.
Pour vérifier une lettre
Ouvrez « Comment cette lettre a été vérifiée » dans la lettre reçue. Le résultat apparaît en haut de cette page avec le destinataire, le niveau de vérification consigné et la date disponible. Aucune connexion n’est requise; la recherche n’affiche ni les renseignements personnels de la personne ni le texte de sa lettre.
- Identité et adresse résidentielle
- L’identité et l’adresse résidentielle de la personne ont été confirmées au moyen d’une pièce d’identité gouvernementale avec photo.
- Identité et adresse postale vérifiées séparément
- Une pièce d’identité gouvernementale avec photo a confirmé l’identité de la personne. Une vérification distincte a confirmé une adresse postale réelle et livrable; elle ne prouve pas que la personne y habite.
- Adresse postale vérifiée par PostGrid
- L’adresse postale a été vérifiée comme une adresse canadienne réelle et livrable. Cette vérification ne confirme ni l’identité de la personne ni son lieu de résidence.
- Adresse postale vérifiée par Postes Canada
- L’adresse postale a été vérifiée comme une adresse canadienne réelle par Postes Canada. Cette vérification ne confirme ni l’identité de la personne ni son lieu de résidence.
- Adresse fournie par la personne
- La personne a fourni l’adresse. Aucune vérification indépendante de l’adresse ou de l’identité n’est consignée pour cette lettre.
La vérification par pièce d’identité avec photo est un contrôle supplémentaire utilisé par certaines campagnes et fourni par Didit. Ne présumez pas qu’elle a eu lieu si elle n’est pas consignée pour la lettre.
Questions du personnel des bureaux
Cette lettre a-t-elle été rédigée par l’IA?
L’IA peut aider à préparer un brouillon à partir des arguments de la campagne. La personne doit relire et approuver le texte final; elle n’a pas à modifier chaque mot. Certaines campagnes utilisent un modèle commun. L’approbation consigne le consentement au texte, sans signifier que chaque phrase a été rédigée de toutes pièces.
Une adresse vérifiée prouve-t-elle que la personne habite notre circonscription?
Une vérification peut confirmer qu’une adresse existe, et le rattachement à une circonscription aide à trouver un élu. Ni l’un ni l’autre ne prouve, à lui seul, qui a fourni l’adresse ou qui y habite. Consultez le niveau de vérification de la lettre et suivez la procédure habituelle de votre bureau pour confirmer la résidence.
Pourquoi avons-nous reçu plusieurs lettres semblables?
Les personnes qui participent à une même campagne peuvent utiliser des arguments ou un modèle communs. Une formulation semblable peut refléter une préoccupation partagée. Elle ne prouve pas, à elle seule, que les lettres sont des doublons ou que l’identité des personnes a été vérifiée indépendamment.
Comment notre bureau doit-il répondre?
Utilisez l’adresse courriel ou postale de la personne indiquée dans la lettre. Avant d’utiliser Répondre dans votre messagerie, vérifiez le destinataire : l’adresse de réponse peut être configurée pour joindre la personne ou l’organisme responsable de la campagne. Aucun compte PoliPost n’est nécessaire pour répondre directement.
Que faire s’il n’y a pas de lien de vérification?
La note de vérification n’accompagne pas tous les envois. Son absence ne permet pas, à elle seule, de déterminer l’authenticité d’une lettre. Examinez les coordonnées de la personne comme à l’habitude, ou contactez-nous pour toute question sur une lettre envoyée par PoliPost.
Une question ou une préoccupation au sujet d’une lettre?
Contactez-nous pour un lien de vérification qui ne fonctionne pas, un problème de livraison, un abus présumé ou une question sur PoliPost. Indiquez la date de réception, le nom de votre bureau et la référence de vérification, si disponible, pour nous aider à trouver le dossier.
Veuillez éviter d’envoyer des pièces d’identité ou des renseignements sans rapport avec la demande sur les personnes de votre circonscription. Pour répondre à l’enjeu soulevé dans la lettre, contactez directement la personne.