Entente de traitement des données

Cette entente de traitement des données (« ETD ») fait partie des Conditions d'utilisation conclues entre PoliPost Canada Inc. (« PoliPost », « nous », établie en Colombie-Britannique) et l'organisation qui ouvre un compte (« vous »). Elle explique en langage clair comment nous traitons les renseignements personnels que vous et vos sympathisant(e)s versez dans le service, et nos responsabilités respectives en vertu du droit canadien, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique, ainsi que les autres lois provinciales applicables. En cas de conflit avec les Conditions sur une question de vie privée, la présente ETD prévaut.

Vous êtes l'organisation qui décide quels renseignements de sympathisant(e)s et de contacts recueillir et pourquoi, en droit de la vie privée, c'est vous qui avez le contrôle de ces renseignements. PoliPost est votre fournisseur de services : nous stockons et traitons ces renseignements uniquement pour faire fonctionner les fonctions que vous utilisez, et uniquement selon vos instructions. Nous ne les vendons jamais, ne les louons jamais et ne les utilisons jamais pour bâtir nos propres produits. Notre IA de rédaction de lettres ne reçoit jamais l'identité de vos sympathisant(e)s, mais les fonctions d'IA du CRM, elles, travaillent sur les fiches de contact que vous y inscrivez (voir les sections 4 et 14).

« Renseignements personnels » : tout renseignement concernant une personne identifiable (p. ex. le nom, le courriel, l'adresse ou le code postal d'un(e) sympathisant(e), la lettre qu'il ou elle a écrite, une signature de pétition, une fiche de contact du CRM).

« Données de sympathisant(e)s » : les renseignements personnels des personnes que votre organisation mobilise (commettant(e)s, membres, contacts, décideur(-euse)s).

« Service » : la plateforme PoliPost.

« Sous-traitant » : un tiers que nous utilisons pour fournir le service.

« Lois sur la vie privée » : la LPRPDE, la PIPA de la C.-B., la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25) et les autres lois canadiennes sur la vie privée qui s'appliquent à vous ou à nous.

« Incident de sécurité » : une atteinte aux mesures de sécurité touchant des renseignements personnels.

Nous traitons : (a) les données de compte (noms, courriels, rôles et données de connexion de votre équipe) ; (b) les données de sympathisant(e)s que votre organisation recueille par les lettres, pétitions, sondages, le CRM, les imports et les intégrations ; (c) des registres d'utilisation et de vérification. Nous les traitons uniquement pour : fournir les fonctions que vous activez, assurer la sécurité du service, offrir du soutien, respecter nos obligations légales et vous facturer. Les catégories et les fins correspondent à ce que le service fait visiblement, rien de plus.

Important, le CRM et l'IA : le CRM comprend des fonctions d'IA (comme le copilote et les analyses). Tout ce que vous inscrivez dans le CRM, y compris des coordonnées détaillées, des notes et l'historique des interactions, est traité par ces fonctions d'IA pour les fournir. Ce traitement passe par Spur Compute (spuric.com), un fournisseur canadien d'infrastructure d'IA, notre sous-traitant d'IA. Une exception divulguée s'applique : les représentations numériques de recherche sémantique sont produites par OpenRouter (États-Unis) à partir de passages gouvernementaux publics ou du texte de recherche saisi seulement, aucun profil de compte ni dossier CRM/sympathisant(e) n'y est ajouté (voir la section 9). C'est vous qui décidez ce qui entre dans le CRM (voir la section 14).

Nous agissons selon vos instructions documentées, soit : votre utilisation du service, vos réglages et la présente ETD. Si nous estimons qu'une instruction enfreindrait une Loi sur la vie privée, nous vous en informerons. Vous confirmez que vous avez l'autorité et un fondement légal (y compris tout consentement requis) pour recueillir et verser dans le service les renseignements personnels que vous téléversez, et pour nous demander de les traiter.

Toute personne chez PoliPost qui peut accéder à des renseignements personnels est tenue à la confidentialité et travaille selon le principe du droit d'accès minimal (« besoin de savoir »). Les accès administratifs sont journalisés.

Nous appliquons des mesures adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment : chiffrement en transit (HTTPS/TLS, HSTS) ; chiffrement au repos des champs de renseignements personnels (les noms, courriels et données semblables sont stockés chiffrés, jamais en clair) ; mots de passe stockés uniquement sous forme d'empreintes bcrypt salées et filtrés contre les mots de passe compromis connus ; double authentification et clés d'accès facultatives ; index aveugles permettant de retrouver une fiche sans exposer la valeur sous-jacente ; contrôles d'accès par rôle ; journaux de vérification ; et alertes de connexion depuis un nouvel appareil. Hébergement canadien (voir « Où résident vos données »). Aucun système n'est parfaitement sûr, mais nous tenons ces mesures à jour.

Nous utilisons un petit nombre de sous-traitants vérifiés, chacun ne recevant que ce dont sa tâche a besoin ; notre IA de rédaction de lettres ne reçoit jamais l'identité d'un(e) sympathisant(e) (les fonctions d'IA du CRM, que vous contrôlez, traitent les fiches que vous y inscrivez, voir les sections 4 et 14). La liste à jour, le rôle de chaque fournisseur, les données qu'il voit, son emplacement et un lien vers sa politique, est publiée dans notre liste de sous-traitants et fait partie de la présente ETD. Nous demeurons responsables envers vous de nos sous-traitants. Nous vous donnerons un préavis (par courriel ou dans l'application) avant qu'un sous-traitant nouveau ou de remplacement ne commence à traiter vos renseignements personnels ; si vous vous y opposez raisonnablement pour des motifs de vie privée dans les 30 jours suivant ce préavis, vous pouvez résilier le service visé et exporter vos données, c'est votre seul recours à l'égard de ce changement. Si nous ajoutons ou modifions un sous-traitant d'une manière qui touche sensiblement cette ETD, y compris une modification importante de la liste publiée de sous-traitants incorporée ci-dessus, nous suivons le processus « Modifications » ci-dessous et vous en avisons.

Vos données de compte et vos données de sympathisant(e)s sont hébergées au Canada, sur des serveurs exploités par FullHost, une entreprise canadienne, à Vancouver (Colombie-Britannique). Quelques sous-traitants opèrent à l'extérieur du Canada, par exemple la facturation (Stripe), la protection anti-robots et réseau (Cloudflare), le courriel sortant (Mailgun) et la vérification d'identité facultative (Didit). Chacun est divulgué dans la liste de sous-traitants. Le traitement par IA passe par des fournisseurs canadiens d'IA, Augure AI et Spur Compute, tous deux exploités au Canada, l'un comme moteur principal et l'autre comme moteur de relève, utilisé uniquement lorsque le moteur principal est indisponible ; la liste de sous-traitants indique leurs rôles en vigueur. Exception divulguée : OpenRouter (États-Unis) reçoit uniquement des passages gouvernementaux publics ou le texte de recherche saisi afin de produire des représentations numériques sémantiques; aucun profil de compte ni dossier CRM/sympathisant(e) n'est ajouté. Les renseignements traités hors du Canada sont assujettis aux lois de ce territoire ; nous gérons tout transfert transfrontalier conformément à la LPRPDE. Chaque sous-traitant est divulgué dans la liste de sous-traitants.

Les personnes ont, en vertu des Lois sur la vie privée, le droit d'accéder à leurs renseignements et de les corriger, et de retirer leur consentement. Vous pouvez consulter, exporter, corriger et supprimer vos fiches du CRM directement dans le service ; les lettres de sympathisant(e)s et les signatures de pétition sont dépersonnalisées selon la période de conservation (voir la section 12) plutôt que supprimées une à une. Si une personne nous contacte directement au sujet de données que nous détenons pour vous, nous la dirigerons vers vous et vous aiderons à répondre à titre d'organisation qui contrôle ces renseignements.

Si nous prenons connaissance d'un incident de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en aviserons sans délai injustifié (et au plus tard dans les 72 heures suivant sa confirmation) et vous fournirons l'information dont vous avez raisonnablement besoin pour l'évaluer et respecter vos obligations en vertu des règles de déclaration d'atteinte de la LPRPDE (qui peuvent exiger un signalement au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et un avis aux personnes touchées lorsqu'il existe un risque réel de préjudice grave). Il vous revient de décider des avis que vous devez légalement donner et de les transmettre. Si la Loi 25 du Québec s'applique à vous, nous informerons aussi sans délai votre responsable de la protection des renseignements personnels (par l'entremise des contacts de votre compte) de toute violation, ou tentative de violation, des obligations de confidentialité de la présente ETD dont nous prenons connaissance.

Nous conservons vos données tant que votre compte est actif. Vous pouvez supprimer vous-même vos fiches du CRM, contacts, interactions, notes, demandes, dons, ainsi que vos ressources d'équipe et géographiques, à tout moment dans le service. Les lettres de sympathisant(e)s et les signatures de pétition sont conservées comme registre de la campagne : plutôt que d'être supprimées une à une par vous, elles sont dépersonnalisées selon une fenêtre de conservation que l'opérateur configure, lorsque cette fenêtre est définie, les coordonnées des sympathisant(e)s sont dépersonnalisées automatiquement à son échéance (ou plus tôt sur demande). Si vous résiliez, nous enregistrons la résiliation et vos données exportées demeurent accessibles ; les renseignements personnels des sympathisant(e)s sont alors dépersonnalisés selon cette fenêtre de conservation (et retirés sur demande), et les sauvegardes courantes expirent selon notre cycle habituel. Une garantie s'applique, peu importe les réglages : une fois votre compte terminé, vous pouvez nous demander par écrit de supprimer ou de dépersonnaliser les renseignements personnels que nous détenons encore pour vous, et nous le ferons dans les 60 jours, en supprimant ce qui peut l'être et en dépersonnalisant les lettres et les signatures de pétition conservées comme registres de campagne. Seuls les registres limités décrits ci-dessous, les registres d'acceptation prévus à la section 17 et les copies dans les sauvegardes courantes (qui expirent selon notre cycle habituel) échappent à cet engagement. Nous pouvons conserver des registres limités lorsque la loi l'exige (p. ex. facturation/taxes et les registres de conformité au lobbyisme que vous avez générés) ainsi que des données dépersonnalisées ou agrégées qui n'identifient personne. Lorsque nous dépersonnalisons, nous retirons les identifiants directs et les index déterministes qui pourraient relier une personne, conformément aux lignes directrices des commissaires fédéral et provinciaux à la protection de la vie privée, en reconnaissant qu'aucune dépersonnalisation n'est parfaitement irréversible, notamment face à la réidentification assistée par IA.

Sur demande écrite raisonnable (normalement au plus une fois l'an et traitée de façon confidentielle), nous vous fournirons l'information utile pour confirmer que nous respectons cette ETD, par exemple un résumé de nos mesures de sécurité, notre liste de sous-traitants et la présente entente. Si une Loi sur la vie privée qui s'applique à vous, comme la Loi 25 du Québec, exige que vous puissiez vérifier comment nous assurons la confidentialité de vos renseignements, nous vous permettrons (à vous ou à votre responsable de la protection des renseignements personnels) d'effectuer cette vérification : à vos frais, sur préavis écrit raisonnable, au plus une fois l'an (sauf si un incident de sécurité touchant vos renseignements vous donne une raison sérieuse de vérifier de nouveau), et d'une manière qui protège les données des autres clients et ne perturbe pas le service. Et si une Loi sur la vie privée vous oblige à réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visant le service, par exemple, la Loi 25 avant que des renseignements personnels ne quittent le Québec, nous vous fournirons, sur demande écrite, l'information pertinente que nous détenons déjà : la présente ETD, l'Annexe A, notre liste de sous-traitants et un résumé de nos mesures de sécurité. L'évaluation elle-même vous revient, nous n'agissons pas comme votre consultant, et ce n'est pas un avis juridique.

Il vous revient de : recueillir les renseignements personnels licitement et avec tout consentement requis ; assurer l'exactitude de ce que vous téléversez ; gérer les accès de votre équipe ; respecter les choix des personnes (p. ex. les désabonnements) ; et ne pas verser dans le service des catégories de renseignements sensibles qu'il n'est pas conçu pour traiter. Comme les fonctions d'IA du CRM traitent tout ce que vous y inscrivez, y compris des coordonnées détaillées, il vous revient de vous assurer de ne saisir dans le CRM aucun renseignement personnel que vous n'êtes pas autorisé(e) à recueillir, à utiliser, à communiquer à nos sous-traitants ou à faire analyser par l'IA en vertu des Lois sur la vie privée applicables et des consentements que vous détenez. Le traitement par IA passe par les sous-traitants d'IA divulgués dans la présente ETD et dans la liste de sous-traitants (voir les sections 4 et 9) ; vous vous engagez à donner les avis et à obtenir les consentements exigés par les Lois sur la vie privée applicables pour ce traitement avant de verser les renseignements personnels d'une personne dans le service. Vous utiliserez le service conformément aux Conditions et au droit applicable.

La présente ETD fait partie des Conditions et y est assujettie, y compris leurs limites de responsabilité, exclusions, règlement des différends et droit applicable. Pour les questions de vie privée et de protection des données précisément, la présente ETD prévaut en cas de conflit avec le reste des Conditions. Une chose que cette règle ne change jamais : les limites de responsabilité, les exclusions et les dispositions des Conditions relatives au règlement des différends et au droit applicable s'appliquent toujours à toute réclamation fondée sur la présente ETD ou liée à celle-ci.

La présente ETD s'applique aussi longtemps que nous traitons des renseignements personnels pour vous ; les dispositions sur la restitution/suppression des données et la confidentialité continuent de s'appliquer après la fin de votre compte.

Si nous apportons une modification importante à cette ETD, nous vous donnerons un préavis d'au moins 15 jours (à l'image des Conditions) et publierons la version mise à jour avec un nouveau numéro de version et une date. Pendant ce délai, un avis apparaîtra dans votre compte vous invitant à la consulter et à l'accepter. Si vous ne l'acceptez pas dans les 15 jours, l'accès au service pourra être restreint jusqu'à ce que vous le fassiez, vous pourrez toujours vous connecter pour la consulter et l'accepter. Nous conservons un registre de la version que vous avez acceptée, de la date et de l'auteur de l'acceptation.

La présente ETD est régie par les lois de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, conformément aux Conditions. Questions de vie privée : privacy@polipost.ca.

Rôles : vous êtes le responsable ; PoliPost est le fournisseur de services/sous-traitant.

Personnes : votre équipe ; vos sympathisant(e)s/électeur(-trice)s ; vos contacts CRM (dont décideur(-euse)s et titulaires d'une charge publique désignée, ou TCPD).

Catégories de données : données de compte et de connexion ; nom, courriel, adresse postale du sympathisant, la lettre et toute note facultative ; signatures de pétition ; fiches, notes et interactions du CRM ; journaux d'utilisation et de vérification.

Fins : fournir les fonctions activées (lettres, pétitions, sondages, CRM, veille), sécurité, soutien, facturation, conformité légale.

Opérations : stockage, transmission, rédaction/analyses par IA, livraison (courriel/impression/plume), analyses, dépersonnalisation.

Conservation : tant que le compte est actif ; après résiliation, les données exportées demeurent accessibles et les renseignements personnels des sympathisant(e)s sont dépersonnalisés selon la fenêtre de conservation que l'opérateur configure (ou retirés sur demande) ; lettres et signatures de pétition dépersonnalisées à l'échéance de cette fenêtre ; journaux opérationnels purgés selon des cycles configurables.

Sécurité : voir la section 7 (chiffrement en transit et au repos, bcrypt, 2FA/clés d'accès, index aveugles, accès par rôle, journalisation).

Emplacement : Canada (FullHost, Vancouver) ; certains sous-traitants à l'étranger ; traitement par IA acheminé par Spur Compute (Canada), avec l'exception OpenRouter de la section 9 pour les représentations numériques de recherche seulement.

Sous-traitants : la liste à jour (rôle, données vues, emplacement, lien vers la politique) est publiée et incorporée par renvoi (section 8).